TIME
TRACKING: ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO ALÉM DA AGENDA
A forma de utilização do
tempo é uma variável frequentemente negligenciada em prol da atenção dedicada a
outros aspectos da produtividade. Ainda que em geral o tempo em si seja
observado, esse acompanhamento costuma ser feito a partir de blocos fixos; na
forma de sessões e jornadas de trabalho, por exemplo.
O acompanhamento do tempo
empregado em dada tarefa é fundamental para estabelecer o nível de eficiência
com o qual ela foi executada. Não obstante, muitas vezes a eficiência é
encarada como algo abstrato e opinativo ou, mais frequentemente, observada a
partir do produto da atividade; ou seja, neste segundo caso, confundida com
“eficácia”. O primeiro caso mencionado acima, no qual a eficiência é percebida
como algo não mensurável, diz respeito a um uso popular do termo. Através dessa
compreensão, o indivíduo dito “eficiente” não necessariamente o é. Muito frequentemente
o termo é utilizado como palavra de agrado ou tem uma conotação quase moral.
Pode fazer referência a alguém que é esforçado, valoroso em seu ofício ou
confiável mas, não necessariamente, eficiente de fato. Ainda assim, quase
sempre se trata de uma pessoa eficaz, termo que vai ser comentado mais adiante.
Revisitando o termo
“eficiente” no sentido de alguém confiável em sua função e com quem se pode
contar: existe certa resistência em retirar desta pessoa, que cumpre com o
proposto, um título percebido como positivo e aparentemente merecido. Essa
pessoa definitivamente é eficaz mas ela pode ser eficiente ou não. A eficácia
diz respeito a atingir o resultado enquanto a eficiência envolve como se chegou
a ele e considerando a que custo. As variáveis que constituem esse “a que
custo” podem ser inúmeras. A eficiência
considera o quanto destas variáveis foi necessário consumir ou logrou-se
economizar no processo de cumprimento de um dado objetivo. Este texto trata de
como lidar com uma das mais frequentes e inevitáveis destas variáveis: o tempo.
Tratamos agora de atividades
para as quais o tempo funciona como fator único ou essencial para determinar a
eficiência. Portanto, um registro adequado da utilização do mesmo se faz
necessário. O chamado Time Tracking (acompanhamento de tempo, em uma tradução
livre) consiste justamente em registrar o tempo gasto nas diferentes atividades
realizadas ao longo de uma dado período.
Apesar de se tratar de um
conceito pouco difundido como tal, Time Tracking é utilizado diariamente em
diversas áreas profissionais. Seja por meio de um tradicional cartão de ponto
mecânico, que mudou muito pouco ao longo de várias décadas, seja por meios
eletrônicos e mais sofisticados. Ainda que largamente utilizado, o
acompanhamento de tempo passa desapercebido ou acaba por ser encarado como um
instrumento de vigilância, meramente. No entanto, aplicado adequadamente, pode
ser uma ferramenta valiosa para balanço financeiro e análise da produtividade.
Um registro minucioso do tempo gasto em uma atividade fornece dados precisos
que podem ser utilizados para cobrança ou prestação de contas. Fica
estabelecida, neste ponto, uma das vantagens de adotar a prática. Naturalmente,
dados mais precisos ajudam a estabelecer uma relação mais transparente com
clientes e mesmo dentro da própria equipe, para aqueles que trabalham em grupo.
Mesmo para aqueles que não
são pagos por hora, o acompanhamento de tempo apresenta uma série de
benefícios. Por exemplo, imaginemos um cenário em que um profissional atende
clientes, agendados como sessões de 1h, dentro da empresa ou na residência de
cada um deles. Tal profissional tem seus preços pre-estabelecidos e sua tabela
exposta ao público. A eficiência deste profissional deve ser medida
considerando o tempo planejado e o tempo de fato gasto em certa atividade.
Observemos os cenários
abaixo e suas aplicações do Time Tracking:
Cenário 1: O profissional
cobra por tempo – representa o caso de relação mais imediata entre o Time
Tracking e o trabalhador. A relação é simples, funciona como um taxímetro ou
balança. Mais tempo empregado, maior o pagamento. O motivador da eficiência vai
ser a satisfação daquele para quem se executa o trabalho; se o serviço custa
muito tempo, sai muito caro e a única coisa que vai justificar isso, para quem
paga, vai ser satisfação plena. A medição do tempo vai servir para a cobrança e
prestação de contas. Como o tempo consumido será pago integralmente, as
atividades serão, em teoria, sempre eficiente.
Cenário 2: O profissional
cobra por sessão de tempo pré-determinado – neste caso o trabalhador pode
utilizar o tempo contabilizado em conjunto com o registro de entradas ou para
ter controle do tempo residual envolvido em cada sessão; isso permite observar
que, apesar de que as sessões podem ter a mesma duração, elas podem,
efetivamente, durar tempos diferentes. Isso pode incluir o tempo utilizado em
coisas como transporte, preparação de equipamento, etc. O resultado daquilo
observado vai permitir a quem executa a função analisar se ela precisa ser
re-planejada, se o preço precisa ser reestudado ou se vale a pena seguir
dedicando tempo a ela. Ainda que a tarefa em questão não seja opcional, uma vez
confrontado com a possibilidade de substituí-la por outra, os dados coletados
podem servir para comparar qual dos processo é mais eficientes.
Cenário 3: O profissional
cobra por serviço realizado – a razão entre preço cobrado e tempo consumido
revela o quanto a tarefa foi eficiente. Naturalmente o profissional sabe que
certa atividade, realizada em certo tempo, lhe é mais vantajosa do que a mesma
atividade realizada, por exemplo, empregando o dobro do tempo. O registro do
tempo de vários trabalhos, executados em um determinado período, permitem
saber, com uma equação simples, se a maneira como aloca as atividades ao longo
de seu dia laboral lhe estão fazendo perder dinheiro ou se uma modificação de
seu programa lhe permitiria receber mais.
Sobre as maneiras de
realizar o Time Tracking, ele pode ser feito de diferentes maneiras que aqui
serão apelidadas de mental, analógica e digital.
A maneira mental pode ser
produtiva para aqueles que têm uma memória beneficiada e podem resistir ao
impulso de fazer o registro de forma inteiramente intuitiva. Pode funcionar
para algumas pessoas mas ao mesmo tempo tornar complicada a demonstração do
tempo gasto e do trabalho executado.
time-tracking-02O registro
analógico diz respeito a simplesmente anotar, no sentido literal, aquilo que é
feito e quanto tempo foi consumido no processo. Isso se torna complicado a
partir do momento em que as atividades são muitas, diferentes entre si e
consomem períodos de tempo variados. Além disso, o registro feito à mão pode
custar tempo, especialmente se tratando de preparar folhas de cobrança ou ao
realizar um balanço relativo a um espaço de tempo mais amplo.
O método digital se refere
ao acompanhamento do tempo e das atividades nas quais ele é empregado, por meio
de um aplicativo para computador. Uma busca rápida na Internet pode revelar
alguns deles. Este método tem vantagem sobre os demais principalmente pela
precisão com a qual permite registrar o tempo. Parte dos programas disponíveis
permite equacionar as relações tempo/dinheiro mais rapidamente do que seria
feito com papel, caneta e uma calculadora ou ingressado os dados posteriormente
em uma planilha no computador. Um sistema automatizado de registro do tempo pode
facilitar na hora de gerar relatórios e, em alguns casos, até mesmo produzir
notas de cobrança.
É possível afirmar que esse
hábito pode somar pois a maioria das pessoas já faz o Time Tracking, sem dar a
ele este nome. A diferença vai estar entre fazer uma estimativa calculada com
base em uma memória aproximada ou adquirir dados precisos baseados em registros
reais.
Naturalmente, a conclusão
acerca da importância do exposto vai depender sempre das de cada pessoa e sua
respectiva atividade. Cada um poderá tirar um proveito diferente de um
acompanhamento de tempo mais detalhado. Para aqueles que se tiverem interesse
em softwares paraTime Tracking, em breve será apresentado um texto sobre um
aplicativo desenvolvido para esse fim. Como mencionado, tais programas, em
geral, fazem o registro do tempo de uma maneira que o mesmo pode ser utilizado
para avaliar eficiência, gerar relatórios para arquivo pessoal ou clientes e
auxiliar na medição da produtividade.
Nenhum comentário:
Postar um comentário